Le ministère de la Justice et la GSA travaillent sur des normes communes pour la technologie FOIA

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La communauté Freedom of Information Act développe de nouvelles normes technologiques pour aider à améliorer les processus FOIA et normaliser les services communs tels que les outils de gestion de cas à travers le gouvernement.

Selon Lindsay Steel, chef du personnel de conformité FOIA à OIP.

Le bureau de la GSA administre le Business Standards Council, une équipe interinstitutions qui a aidé à encadrer les normes partagées dans des domaines tels que la gestion des subventions et les dossiers électroniques. Maintenant, le conseil tourne son attention vers la FOIA.

« Nous voyons vraiment cette opportunité de développer des normes qui pourraient aider à assurer la conformité de l’agence avec les exigences procédurales de la FOIA et les demandes de traitement », a déclaré Steel lors d’une réunion du 3 novembre du Conseil des officiers en chef de la FOIA. « Cela faciliterait également le respect des obligations de déclaration, ainsi qu’une meilleure qualité des données. Cela peut également aider les agences à faire face à l’augmentation des demandes et à réduire les arriérés, dans l’ensemble, facilitant ainsi un meilleur service client pour le public.

Elle a déclaré que les normes technologiques devraient aider les agences à se procurer plus efficacement des outils FOIA. Ils peuvent également servir d’outil d’évaluation, a déclaré Steel, pour aider les agences à examiner leurs programmes « d’un œil critique ».

Le premier domaine d’intérêt pour les normes communes est les systèmes de gestion des cas FOIA.

« Nous pensons qu’il s’agit d’un type de technologie qui est le plus large en termes d’agences différentes ayant besoin d’un type d’outil de gestion de cas », a déclaré Steel. « Cette concentration nous permettra de définir les exigences en matière de données qui prennent en charge la conformité et la création de rapports FOIA, ainsi que de définir des flux de travail et peut-être d’autres fonctionnalités et logiques intégrées qui peuvent aider à faciliter l’efficacité. »

Le travail de normalisation pourrait éventuellement s’étendre à la découverte électronique et à d’autres outils de traitement FOIA, a-t-elle ajouté.

Nouvelle technologie FOIA

Le travail sur les normes pour la technologie fédérale FOIA intervient alors que les agences envisagent de nouveaux outils pour faciliter tous les aspects du processus FOIA.

Plus tôt cette année, la National Archives and Records Administration a organisé une «NextGen FOIA Tech Showcase» pour identifier les technologies qui pourraient aider les agences à relever leurs défis FOIA. L’événement a mis en lumière les produits et services de 20 fournisseurs, allant des outils de traitement de cas aux capacités de rédaction automatisées.

Le groupe de travail sur la plate-forme informatique relevant du comité technologique du Chief FOIA Officers Council examine actuellement les données des fournisseurs et élabore une matrice que les agences peuvent utiliser pour trouver différents outils FOIA.

« Ce que nous espérons faire dans ce groupe de travail est d’examiner toutes ces informations, de contacter les fournisseurs, le cas échéant, pour combler les lacunes potentielles dans les données, et de présenter à la communauté FOIA et au public une solution assez simple. pour naviguer dans la matrice », a déclaré Gorka Garcia-Malene, responsable de la FOIA aux National Institutes of Health, lors de la réunion du 3 novembre.

L’identification de nouvelles technologies intervient alors que plus d’une douzaine d’agences se préparent à migrer hors de FOIAonline.gov. L’Environmental Protection Agency prévoit de mettre fin à FOIAonline à la fin de 2023. La plate-forme permet au public de soumettre des demandes FOIA aux agences participantes, de suivre l’avancement d’une demande et de rechercher des informations précédemment mises à disposition.

« Si vous êtes une agence qui cherche à s’éloigner, par exemple, de FOIAonline, où vous pouvez passer en revue et déterminer quels sont vos besoins », a déclaré Garcia-Malene. « Avez-vous besoin d’une rédaction vidéo qui pourrait être une catégorie dans notre matrice . . . pour déterminer quels sont vos besoins et lequel de ces fournisseurs pourrait le mieux répondre à vos besoins. »

« L’assistant FOIA » en préparation

OIP travaille également sur un « assistant FOIA » interactif qui aidera les utilisateurs à naviguer sur FOIA.gov, selon Bobak Talebian, directeur de l’OIP.

« L’assistant aiderait les utilisateurs à identifier les informations déjà accessibles au public et également, lorsque les informations ne sont pas accessibles au public, les aiderait à trouver la meilleure agence pour soumettre leur demande », a déclaré Talebian. « Nous pensons que ce projet inclura probablement un outil de traitement du langage basé sur la logique et l’apprentissage automatique qui facilitera une expérience interactive pour aider les utilisateurs à localiser les informations ou le meilleur endroit pour demander des informations. »

Le ministère de la Justice a attribué un contrat de 3 millions de dollars sur cinq ans à Forum One Communications pour aider à développer l’outil d’assistant FOIA. Talebian a déclaré que le projet en était encore à sa phase de découverte et a invité ceux qui avaient des idées à le contacter.

« L’objectif global ici sera de fournir au public une expérience beaucoup plus cohérente et conviviale sur le front-end de FOIA.gov, en l’aidant à trouver des informations déjà disponibles, afin qu’il n’ait pas à faire un demande, aidez-les à faire des demandes plus ciblées et réduisez également les demandes mal dirigées en les aidant à se rendre à la bonne agence », a déclaré Talebian.